Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal

A. Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal

      Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide, sedangkan tanggal dijadikan kode folder.

      Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

      Pada filing sistem tanggal tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi, karena petugas arsip terlah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya sudah harus diganti dengan menggunakan sistem filing yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.